Новые технологии в организации документооборота

Электронное обеспечение делопроизводства рассматривать в трех аспектах:

1) информационное обеспечение электронного делопроизводства, как явления;

2) особенности информационного обеспечения электронного делопроизводства конкретного предприятия, учреждения или организации;

3) электронное делопроизводство, как составная часть общего информационного обеспечения организации.

Итак, информационное обеспечение электронного делопроизводства можно определить, как совокупность соответствующего нормативно-правового и методического обеспечения, имеющейся управленческой информации, используемой в процессе документирования информации и организации работы с документами в электронной форме, в частности, электронными документами, метаданными, а также информационных технологий, используемых для осуществления электронного делопроизводства.

Итак, основными составляющими информационного обеспечения электронного делопроизводства организации являются:

1) нормативно-правовое обеспечение, регулирующее на законодательном уровне основные правила внедрения и осуществления электронного делопроизводства, а также устанавливает требования к оформлению документов, в том числе и тех, что используются в электронном делопроизводстве, а также правила работы с ними;

2) методическое обеспечение, которое имеет целью регулирование практических аспектов внедрения и осуществления электронного делопроизводства в организации;

3) управленческая информация: документная информация и метаданные;

4) информационные технологии, обеспечивающие эффективность электронного делопроизводства.

В информационном обеспечении электронного делопроизводства можно выделить следующие основные формы:

1. Информационное обеспечение субъектов электронного делопроизводства, в частности, требования к оформлению документации и работы с ней, организации хранения данных, кодирования и поиска информации в информационных системах и др..

2. Информационное обеспечение разработчика программного обеспечения, которое используется в электронном делопроизводстве, поскольку именно оно предопределяет эффективность внедрения и осуществления электронного делопроизводства в организации. Чаще всего для осуществления электронного делопроизводства используются системы автоматизированного делопроизводства, системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи и корпоративные системы управления документами.

3. Информационное обеспечение конкретных управленческих процессов в организации – поиск, сбор, обработка управленческой информации и ее использование в процессах документного обеспечения управления.

Информационные технологии являются неотъемлемой составляющей современного делопроизводства. Однако, обычно в организациях не существует какого-то одного вида делопроизводства в чистом виде – традиционного или электронного. Чаще используется гибридная модель делопроизводства, при которой электронные документы должны сопровождаться их бумажными вариантами при передаче на архивное хранение, а бумажные документы создаются в 100 % случаев с использованием компьютерной техники и прикладного программного обеспечения.

Использованные литературные источники:

1) А. В. Лаба. Информационное обеспечение электронного делопроизводства // Проблемы социально-гуманитарных наук. Часть II. – Днепропетровск, 2013. – 244 с.

Оставить комментарий

Your email address will not be published. Required fields are marked *